Fahrschule Mathias Friedrich -Bildungsinstitut für Verkehrsberufe-

„50 % Zeitersparnis – und nie mehr Dokumente abtippen“

Ausganssituation

Die Fahrschule Mathias Friedrich- Bildungsinstitut für Verkehrsberufe- mit den Standorten in Kassel und Edermünde, bildet seit 2001 Fahrschülerinnen und Fahrschüler in der Region erfolgreich in sämtlichen Fahrerlaubnisklassen aus. Weiterhin bieten sie Kunden als professionelles Bildungsinstitut ein umfangreiches Weiterbildungsprogramm aus dem Verkehrsbereich für Unternehmer, Berufskraftfahrer und Mitarbeiter im Logistiksektor an.

Sämtliche Dokumente, die für Schulungen gebraucht werden oder selbstgestaltete Werbematerialien sowie Tabellen müssen stetig angepasst und modifiziert werden. Es wurde mit einem großen Zeitaufwand geschnitten, geklebt und gebastelt, da die Dokumente entweder nur in Papierform oder digital als PDF zur Verfügung standen und diese somit nicht bearbeitet werden konnten.

Weiterhin wollte die Fahrschule digitale Dokumente auf einfache und schnelle Weise wiederfinden ohne ein kostenintensives CRM-System anzuschaffen zu müssen.

Lösungsansatz

Durch den Einsatz der Software-Lösung Kyocapture bzw. NSI Autostore  konnte der gesamte Workflow beträchtlich optimiert werden. Sämtliche Papier-Dokumente können nun einfach eingescannt werden und je nach Bedarf in Word, Excel oder durchsuchbare PDFs umgewandelt und somit digitalisiert werden. Die komplette Formatierung wird übernommen und die Dokumente können nach Belieben weiter bearbeitet werden.

Durch  die Funktion „durchsuchbare PDFs“ können digitale Dokumente schnellstmöglich durch die Eingabe von Suchbegriffen wiedergefunden werden. Weiterhin wird durch die strukturierte digitale Ablage eine große Anzahl an Papier eingespart.

Vorteile auf einen Blick

  • Erhebliche Zeitersparnis
  • Kostenersparnis
  • Qualitativ hochwertige Bearbeitung von Werbematerialien
  • Kein manuelles Abtippen von Dokumenten
  • Flüssige und strukturierte Arbeitsabläufe
  • Geringerer Papierverbrauch--> Papierfreies Büro
  • Schnelles Bearbeiten von Dokumenten
  • Schnelles Wiederfinden von Dokumenten durch durchsuchbare PDFs

Stellungnahme des Kunden

„Durch die Möglichkeit der Scanner- und  Umformatierungsfunktion für Textdokumente, lässt sich deren Bearbeitung erheblich vereinfachen. Wir können durch diese Funktionen problemlos die wichtigsten Informationen direkt aus Dokumenten heraus filtern ohne den Text neu abzutippen. Deshalb können wir, sehr zu unserer Freude, einen Großteil an Kopien, Kosten, Zeit und zusätzlicher Arbeit einsparen.“

 

Weitere Informationen zu der Software NSI Autostore:

http://www.drucker-fax-kopierer.de/Dokumenten-Management/articles/nsi_autostore.html

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