Was ist ein DMS und was bringt es mir?

Wer kennt es nicht? Die Suche nach wichtigen Dokumenten?

Die Ablage und die Suche von Dokumenten ist mit einem erheblichen Zeitaufwand verbunden. Zeit die man eigentlich für „wichtigere“ Sachen nutzen könnte.

Gerade klein- und mittellständische Unternehmen, bei denen in der heutigen Zeit der Wettbewerbsdruck immer größer wird, können erhebliche Kosten einsparen mit einem Document Management System (DMS). Ein Document Management System (DMS) amortisiert sich innerhalb von kürzester Zeit und bringt einen Vorsprung gegenüber der Konkurrenz.

Mit einem Document Management System (DMS) baut ein Unternehmen ein eigenes digitales Archiv auf, indem Dokumente in sekundenschnelle  gefunden werden können. z.B. numerische Werte wie Kunden- oder Auftragsnummer oder aber auch in Form einer Volltextsuche nach einem bestimmten Wort. Geschäftsprozesse können so schneller und reibungsloser abgewickelt werden.

Weiterhin können verschiedene Mitarbeiter gleichzeitig auf ein Dokument zugreifen und es bearbeiten. Das „hinterherlaufen“ nach Dokumenten fällt komplett weg. Jederzeit ist erkennbar wer etwas an einem Dokument geändert hat und was verändert wurde.

Somit behält man jederzeit die Übersicht über jegliche Dokumente. Gerade in der heutigen Zeit, in der per iphone, ipad, Smartphone und/oder Tablet-PC nicht mehr wegzudenken sind, stehen durch ein DMS alle Dokumente auch mobil zur Verfügung.

Vorteile auf einen Blick

  •         Leichtes Wiederfinden von Dokumenten
  •         Revisionssichere Ablage
  •         Höhere Effizienz und Produktivität
  •         Strukturierte Ablage
  •         Automatisierte Geschäftsprozesse
  •         Höhere Kundenzufriedenheit
  •         Geringer Schulungs- und Administrationsaufwand
  •         Zusammenarbeit von Dokumenten wird erleichtert
  •         Einsparungen von Archivräumen
  •         Dokumente stehen überall zur Verfügung à iphone, ipad, Smartphone und Tablet-PC
  •         Keine Mitarbeiter für Ablage mehr notwendig
  •         Keine Datenduplizierung mehr
  •         Protokollierung von sämtlichen Veränderungen von Dokumenten
  •         Senkung der Druckkosten
  •         Steigerung der Mitarbeitermotivation

= Zeit-, Geld-, Platzersparnis & Wettbewerbsvorteil